Der Terminplaner für die Ergotherapie, der Therapeut, Raum und Material zusammen denkt
ErgotherapieEine Behandlung braucht selten nur einen Therapeuten. Meist kommt ein bestimmter Raum dazu: der SI-Raum für die Motorikstunde, die Therapieküche fürs Alltagstraining, der Werkraum. Und eine Verordnung sind zehn Termine, nicht einer. Terminory prüft alle Ressourcen gleichzeitig und vergibt einen Termin nur dann, wenn wirklich alles frei ist. Die ganze Serie legst du in einem Durchgang an.
Alle Ressourcen zusammen, die Verordnung gleich mitgeplant
So passt es zu deiner PraxisDeine Praxis wird abgebildet, wie sie wirklich läuft: jeder Therapeut mit eigenen Arbeitszeiten, Behandlungsräume und Therapiematerial getrennt verwaltet. Bei einer Leistung hinterlegst du, was sie braucht. Ein Feinmotoriktraining braucht einen Therapeuten und einen ruhigen Raum, eine sensorische Integrationstherapie zusätzlich den SI-Raum mit seiner Aufhängung. Die freie Kombination sucht Terminory selbst.
Das ist der Unterschied zu einem Kalender, in dem jeder Therapeut seine eigene Spalte hat. Dort siehst du, dass Frau Berger um zehn Uhr Zeit hat. Dass der einzige SI-Raum in dieser Stunde belegt ist, siehst du nicht. Der Termin steht im Kalender und fällt im Alltag auf die Füße.
Was dich in der Terminplanung jede Woche Zeit kostet
Das kennst duTherapeut und Raum müssen zusammenpassen
Den SI-Raum, die Therapieküche, den Werkraum gibt es meist nur einmal. Fehlt der passende Ort, ist der Termin nicht durchführbar. Von Hand behältst du das im Kopf, bis der Kopf voll ist. Vergeben wird der Termin nur, wenn alles zugleich verfügbar ist.
Eine Verordnung sind zehn Termine
Zehnmal denselben Klienten eintragen, jedes Mal die passende Lücke suchen. Bei zwanzig Verordnungen in der Woche ist das ein halber Arbeitstag. Die Serie verteilt sich in einem Durchgang auf freie Slots.
Das Telefon klingelt während der Behandlung
Jeder Anruf zieht dich oder deine Kollegin aus der Behandlung, und am anderen Ende sitzt oft ein Elternteil zwischen Kita und Feierabend. Wer online buchen kann, ruft nicht an. Und bucht auch abends um halb elf, wenn bei dir niemand ans Telefon geht.
Nicht abgesagte Termine
Ein Klient, der nicht kommt und nicht absagt, ist eine leere Stunde ohne Vorwarnung. Die Erinnerung geht automatisch raus. Wer absagen will, kann das selbst, solange die Frist läuft.
Ausfälle reißen Löcher in den Plan
Eine abgesagte Behandlung ist Umsatz, der nicht wiederkommt. Wird ein Termin storniert, ist die Zeit sofort wieder frei und online buchbar. Nachpflegen muss das niemand.
Der Terminkalender für die Ergotherapie, der deine Praxis versteht
So bildet Terminory deine Praxis abTherapeut × Raum × Material
Du legst fest, was eine Leistung braucht, nicht wer sie macht. Gebucht wird nur, wenn alle Teile zusammenpassen.
Verordnungsserien in einem Durchgang
Ganze Behandlungsserien auf einmal anlegen. Die Einzeltermine verteilen sich auf freie Slots, und du siehst sofort, wenn eine Woche nicht aufgeht.
Behandlung in Phasen
Eine Leistung ist selten ein Block. Aufbau, Behandlung, Aufräumen: Du hinterlegst die Phasen mit eigener Dauer. Der SI-Raum bleibt fürs Umräumen belegt, der Therapeut ist in dieser Zeit schon wieder frei.
Arbeitszeiten je Therapeut
Jeder mit eigenen Zeiten, Pausen, Urlaub und freien Tagen. Feiertage holst du dir auf Knopfdruck ins Jahr.
Eltern und Klienten buchen selbst
Den Buchungskalender bindest du auf deiner eigenen Praxisseite ein, in deinen Farben und mit deinem Logo. Ob dafür eine Anmeldung nötig ist und ob sich neue Klienten selbst registrieren dürfen, stellst du einmal für die ganze Praxis ein.
Erinnerungen, die von selbst rausgehen
Automatische Terminerinnerung per E-Mail, im Wortlaut deiner Praxis (ab der Starter-Stufe, per SMS in der Business-Stufe). Dein Team wird mitbenachrichtigt, und der Termin liegt als Kalenderdatei in der Bestätigungsmail.
Was Terminory nicht ist, und wann es trotzdem passt
Ehrlich gesagtTerminory ist keine Heilmittel-Praxissoftware. Es rechnet nicht mit den Kassen ab, prüft keine Verordnungen auf die Heilmittelrichtlinie, führt keine Klientenakte und ist nicht an die Telematikinfrastruktur angebunden. Wer genau das sucht, ist bei einem der großen Praxissysteme besser aufgehoben. Das sagen wir lieber vorher als hinterher.
Was Terminory ist: der Terminplaner. Sinnvoll ist er, wenn eine dieser Beschreibungen auf dich zutrifft.
- Du arbeitest als Privatpraxis oder verkaufst Selbstzahler-Leistungen und brauchst keine Kassenabrechnung.
- Deiner Praxissoftware fehlt die Online-Terminbuchung für Klienten und Eltern. Genau diese Lücke füllt Terminory.
- Es werden Räume und Material mitgeplant, nicht nur Personen.
- Mehrere Standorte sollen in einem Konto laufen (Business-Stufe).
Beides parallel zu betreiben funktioniert. Die Abrechnung bleibt, wo sie ist, die Terminvergabe läuft über Terminory.
Ein Dienstag in der Praxis
Wie sich das im Alltag anfühltHalb acht, das erste Kind wartet mit seiner Mutter. Der Tag steht als Spalten vor dir: links die Therapeuten, daneben der SI-Raum, der Werkraum und die Therapieküche. Wer heute Urlaub hat, taucht gar nicht erst auf.
Kurz vor neun sagt ein Vater telefonisch ab, das Kind ist krank. Du ziehst den Termin aus dem Plan, die Stunde ist sofort wieder frei, auch online. Zwanzig Minuten später hat jemand sie über den Buchungskalender genommen, ohne dass du etwas getan hast.
Am Nachmittag kommt eine neue Verordnung über zehn Einheiten. Du legst die Serie an und wählst den Rhythmus. Die zehn Termine verteilen sich auf freie Slots bei derselben Therapeutin. Zwei Wochen passen nicht, weil der SI-Raum belegt ist. Die zeigt dir Terminory an, statt sie stillschweigend zu überbuchen. Du schiebst die beiden auf andere Tage, fertig.
Abends um halb elf bucht eine Mutter einen Termin für Donnerstag. Ihre Bestätigung geht sofort raus, die Erinnerung folgt am Mittwoch. Am Donnerstagmorgen weißt du: Sie weiß Bescheid.
So richtest du die Terminplanung ein
In vier Schritten startklar1. Praxis anlegen
Standort, Öffnungszeiten und deine Leistungen mit ihren Dauern. Was für die ganze Praxis gilt, stellst du einmal ein.
2. Therapeuten, Räume und Material eintragen
Wer arbeitet wann, welcher Raum hat welche Ausstattung, welches Therapiematerial gibt es wie oft.
3. Leistungen zuordnen
Pro Leistung festlegen, was sie braucht und wie lange sie dauert, bei Bedarf in Phasen.
4. Buchungslink teilen
Als Link, als Knopf auf deiner Website oder als eingebetteter Kalender direkt auf der Seite. 30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
Therapeuten, Räume, Material: alle inklusive
Fairer PreisAb der Starter-Stufe zahlst du einen Preis pro Praxis, ohne Aufpreis je Therapeut, Raum oder Material und ohne Preis pro gebuchtem Termin. Eine Praxis, die wächst, zahlt nicht plötzlich das Doppelte, weil zwei Kolleginnen dazugekommen sind. Die Solo-Stufe ist für Einzelarbeit gedacht und auf eine Ressource ausgelegt.
Häufige Fragen
FAQKann ich eine ganze Verordnungsserie auf einmal planen?
Ja. Du legst die Verordnung als Serie an, die Einzeltermine verteilen sich auf freie Slots, und du siehst, wo es nicht aufgeht. Einzelne Termine der Serie kannst du danach verschieben, ohne die anderen anzufassen.
Was passiert, wenn der SI-Raum belegt ist, die Therapeutin aber frei?
Dann ist der Termin nicht buchbar. Geprüft werden immer alle nötigen Ressourcen gleichzeitig. Genau dieser Fall ist der Grund, warum ein reiner Personenkalender in einer Ergotherapie-Praxis nicht reicht.
Rechnet Terminory mit den Krankenkassen ab?
Nein. Terminory plant Termine. Es rechnet nicht ab und führt keine Klientenakte. Für Kassenabrechnung und Verordnungsprüfung brauchst du eine Heilmittel-Praxissoftware. Viele Praxen nutzen beides nebeneinander.
Können meine Klienten selbst online Termine buchen?
Ja, über deinen Buchungslink oder direkt eingebettet auf deiner Praxis-Website. Eltern buchen dabei für ihr Kind, ohne dass es ein eigenes Konto braucht. Ob überhaupt eine Anmeldung nötig ist, gilt einmal für die ganze Praxis. Je Leistung legst du fest, ob sie im gemeinsamen Buchungskalender auftaucht oder nur über ihren eigenen Link erreichbar ist, und wie viel Vorlauf ein Termin braucht.
Können Klienten ihren Termin selbst verschieben oder absagen?
Ja, über den Link in der Bestätigungsmail. Wie kurzfristig das noch möglich ist, legst du fest. Abgesagte Zeit wird sofort wieder buchbar.
Bekommen Klienten eine Erinnerung?
Ja, automatisch per E-Mail, im Wortlaut deiner Praxis. Wann sie rausgeht, bestimmst du je Leistung, zum Beispiel 24 Stunden vorher. Erinnerungen gibt es ab der Starter-Stufe, den Versand per SMS in der Business-Stufe.
Landen die Termine auch in meinem eigenen Kalender?
Jede Bestätigung enthält den Termin als Kalenderdatei zum Übernehmen. Der laufende Abgleich mit Google, Apple und Microsoft 365 in beide Richtungen gehört ab der Pro-Stufe dazu.
Wie funktioniert die Terminplanung bei mehreren Standorten?
Standorte, Räume und Teams liegen in einem Konto, die Buchung führt Klienten zum richtigen Standort. Diese Funktion gehört zur Business-Stufe.
Brauchen meine Therapeuten eigene Zugänge?
Nur wenn du willst. Du kannst Terminory zentral am Empfang führen oder jedem Therapeuten einen eigenen Zugang geben. Über Rollen legst du fest, wer was darf, vom vollen Zugriff bis zu „sieht und bearbeitet nur die eigenen Termine“.
Was kostet die Terminsoftware für die Ergotherapie?
Es gibt vier Stufen, gestaffelt nach Funktionsumfang. Die aktuellen Preise stehen auf der Preisseite. Abgerechnet wird pro Praxis, nicht pro Therapeut und nicht pro Termin. Die ersten 30 Tage sind kostenlos und ohne Kreditkarte.
Wie schnell bin ich startklar?
In unter einer Stunde: Therapeuten, Räume und Material eintragen, Leistungen zuordnen, Buchungslink teilen.
Wo liegen die Daten?
Auf Servern in einem deutschen Rechenzentrum, das nach den gängigen Normen betrieben wird. Für den Versand von Bestätigungen und Erinnerungen setzen wir Dienstleister ein. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir dir zur Verfügung.
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